Diário de uma pequena empresa: parte 2

Na última semana, iniciei a escrita de mais uma série de posts: “Diário de uma pequena empresa”. Esta série não é técnica, mas sim, um relato puro e simples dos desafios que tenho encontrado no processo de montagem da Conio Soluções em Tecnologia. O objetivo: ajudar aqueles que ambicionam em um futuro próximo criar seu próprio negócio.

No primeiro post da série, apresentei o início do projeto Conio e os desafios iniciais. Mencionei também algumas lições preciosas que pude tirar imediatamente após o mesmo. Vale a pena ler!

Hoje, gostaria de detalhar os problemas mencionados no primeiro post. Acredito que esta abordagem seja útil, para que, se necessário, você possa preparar o work around. Vamos lá?!

1. Elaboração do plano estratégico

O primeiro grande desafio de toda nova empresa é (ou pelo menos deveria ser), sem dúvidas, a elaboração do plano estratégico. Para muitos, a elaboração do plano estratégico pode parecer besteira ou tempo despendido de forma desnecessária, entretanto, pode apontar diversos elementos de fundamental importância para a sobrevivência de uma empresa. Para a obtenção de resultados satisfatórios, uma dica importante é poder contar com a ajuda de profissionais da área de negócios para realizar esta tarefa. Os principais benefícios que a Conio pôde usufruir através do plano estratégico montado estão elencados a seguir.

  1. Definição do foco de atuação da empresa.
  2. Apontamento dos principais concorrentes para seu perímetro de atuação e seus respectivos pontos fortes e fracos.
  3. Apresentar a relação investimento / retorno.
  4. Estimativas (em termos percentuais) de sucesso ou falha de determinado projeto.
  5. Levantamento de requisitos essenciais.
  6. Definição de estratégia de atuação por períodos.
  7. Dentre outras.

Lição aprendida: muito embora o processo de elaboração do plano estratégico seja um processo burocrático e extramamente cansativo, ele é de fundamental importância para o bom andamento dos negócios futuros. O investimento (de tempo e financeiro) vale a pena!

2. Escolha do local para abrigar a empresa

Esta foi uma das decisões mais complicadas de ser tomada. Baseado no plano estratégico, possuíamos a informação sobre as vertentes de atuação da empresa (treinamentos curtos e direcionados, fábrica de soluções em software e consultoria). Assim, iniciamos a busca de um local apropriado que suportasse as demandas futuras.

Muitas opções se apresentaram. A grande dúvida: alugar sala comercial com infraestrutura já pronta ou partir para a adequação imóvel que eu já possuía para a hospedagem da empresa? Após realizar muitas contas e análises, optei pela segunda.

Nesta etapa, muitas das “dores de cabeça” foram concentradas nos seguintes tópicos:

  • Projeto das mudanças estruturais (engenheiro é requerido)
  • Busca de mão de obra para realização dos trabalhos: pedreiro, eletricista, gesseiro, pintor, etc.
  • Definição de faixada
  • Definição das cores nas quais o prédio será pintado
  • Definição de quais e de tipo serão os móveis da empresa
  • Extração exaustiva de medidas para adequação dos móveis
  • Testes de layouts para os cômodos
  • Adequação de plano de acessibilidade
  • Adequação das exigências do corpo de bombeiros
Lição aprendida: não existe uma solução quando o assunto é a escolha do local físico da empresa. Isso depende da cidade, valores de aluguel e compra, tipo de serviços a serem oferecidos etc. No geral, não pagar aluguel é melhor, entretanto, existem cenários que pagar aluguel é mais barato do que adequar um local para se transformar em uma empresa.

3. Escolha da infraestrutura para execução dos serviços

Depois da infraestrutura, passamos a escolha dos elementos de infraestrutura computacional para hospedagem dos serviços da Conio (e-mail, servidor de banco de dados, servidor de arquivos, compartilhamento de recursos, ferramenta de comunicação interna, ferramenta de colaboração, ferramenta para versionamento de código, ambiente para rodar tecnologias open-source, servidor para controle de usuários, firewall, etc.).

A Microsoft oferece um excelente suporte para startups. Uma destas ferramentas de apoio é uma programa, chamado BizSpark. Em linhas gerais, este programa oferece licenças de software da Microsoft, ambiente de computação do Windows Azure e conteúdos para treinamentos ao valor de US$ 100 anuais durante 3 anos.

Com base nisso, estruturamos toda a infraestrutura da Conio em tecnologias Microsoft, conforme a listagem a seguir:

  • E-mail: Outlook Office 365 (este não está incluso no plano BizSpark)
  • Ferramenta de comunicação interna: Lync Office 365 (este não está incluso no plano BizSpark)
  • Ferramenta de colaboração: SharePoint Office 365 (este não está incluso no plano BizSpark)
  • Source Control: TFS Preview
  • Sistema Operacional de servidor: Windows Server 2008 R2
  • Banco de Dados: SQL Server 2012 Standard
  • Controle de acesso a internet: TMG 2010
  • Virtualizador: Hyper-V
  • Gerenciamento de computadores e usuários: Active Directory
  • Ferramenta de produtividade: Office 2010 Professional Plus
  • Servidor Linux: Ubuntu Server
  • Ambiente de testes web: Java – Tom Cat, PHP – Apache, .NET – IIS 8

Lição aprendida: esta fase é importante. Poder contar com uma ferramenta de apoio a startups como é o caso do programa BizSpark, é de fundamental importância e foi decisivo para a escolha da Microsoft oferecesse as soluções de uma ponta a outra. Além disso, a qualidade dos serviços oferecidos pela empresa no seguimento corporativo é reconhecida.

4. Documentação (burocracia)

O processo de abertura da empresa é, sem dúvida, o mais entediante. Muitos documentos são exigidos, muitas assinaturas e reconhecimentos de firmas e espera em filas (principalmente na Receita Federal).

Uma observação importante nesta etapa é: escolher bem o(s) codigo(s) de atividade da empresa. Faço questão de ressaltar este ponto, porque o ramo de atividade implica necessariamente na carga tributária de sua empresa. Por exemplo, a categoria “Desenvolvimento, instalação e manutenção de softwares customizáveis” permite com que a empresa seja classificada como ME e entre no SIMPLES. A adição da categoria “Consultoria em Tecnologia da Informação” já impede a classificação que acabei de mencionar, levando a empresa à classificação de limitada, o que aumenta (e muito) a carga tributária da mesma.

Outro aspecto importante é: capital social da empresa. Em geral, contadores preferem colocar um capital social baixo por questões de impostos. Entretanto, esta escolha tem um efeito colateral. Empréstimos bancários, financiamentos no BNDES, etc., são baseados em sua maioria, no valor do capital social. É importante que o valor adequado seja escolhido.

Lição aprendida: contar a com a ajuda de um bom profissional no momento da abertura da empresa é de fundamental importância. Isso impedirá problemas futuros de fiscalização.

5. Registro de marcas e patentes

Este é outro aspecto burocrático, caro e lento, mas que precisa receber atenção da empresa. Após a escolha do nome da empresa e  logotipo, é de fundamental importância dar entrada no processo de registro de sua marca. Isso lhe garantirá um sono tranquilo.

Existem diversas empresas que são especializadas na prestação deste tipo de serviço. Recomendo a Village Marcas e Patentes.

Lição aprendida: muito embora pareça desncessário, cuide do registro de sua marca. Isso lhe garantirá tranquilidade no trabalho.

Conclusões

Existem aspectos da abertura de uma empresa que só são descobertos quando se está no processo. Estes cinco mencionados anteriormente são aqueles que julguei mais importantes, entretanto, existem outros.

De forma recumida, é importante contar com a ajuda de bons profissionais em todas as etapas. Se for realizar uma reforma, mesmo que demore um pouco mais, procure um bom pedreiro. Se for realizar um projeto de adequação de acessibilidade, é importante contar com a opinião de um bom arquiteto, e assim sucessivamente.

Um forte abraço a todos e até o próximo post da série.

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