Diário de uma pequena empresa – A profissionalização

Se você acompanha esta série de posts, certamente já percebeu que aqui compartilho alguns desafios relacionados ao dia-a-dia de uma pequena empresa. Já falamos dos desafios iniciais (assim que a empresa é aberta), da necessidade de se definir uma vertical de atuação em função da necessidade de captação de recursos e por fim, dos desafios existentes quando se pretende criar um novo produto, dentre algumas outras coisas.

Hoje, quero falar um pouquinho sobre um processo pelo qual, invariavelmente, todas as empresas em processo de desenvolvimento passam. Estou falando da profissionalização.

Um pouco de contexto

Uma empresa é feita de processos. Bem definidos ou não. De forma geral, quando uma empresa inicia suas atividades é comum encontrar o seguinte cenário: todos os envolvidos com aquele momento fazem todas as atividades necessárias. Todos vendem, todos programam (no caso específico de uma empresa de software), todos definem padrão visual de aplicações, todos dão suporte, etc. etc. etc. O motivo pelo qual o fenômeno descrito acima acontece é: escassez de recursos financeiros. Nada mais natural, não?

Se o trabalho é bem feito, a tendência é que após certo período de tempo (não há uma regra aqui mas, em geral de 2 a 3 anos) as coisas evoluam. O pipeline de vendas tende a crescer, o faturamento aumentar e claro, todo o volume de tarefas e operações da empresa também. Dessa forma, é evidente que alguns processos precisam começar a funcionar de forma padronizada, caso contrário, as informações serão perdidas, os tempos serão perdidos e a credibilidade da empresa que neste momento ainda está naturalmente em cheque, será manchada.

Como superar este desafio? A seguir quero falar um pouco dos caminhos que estamos seguindo e que nos tem gerado resultados interessantes na Conio Soluções em Tecnologia.

Algumas reflexões

Infelizmente, em minha caminhada profissional já vi muitas empresas com bons produtos, ideias e principalmente potencial, deixarem de existir por não encontrarem a resposta para esta equação.

 Aumentar o efetivo?

De forma geral, a primeira e mais natural alternativa encontrada por empreendedores quando uma situação como esta se apresenta, é o aumento de efetivo da empresa. Essa decisão é lógica: se antes, para entregar x, duas pessoas eram suficientes, agora, para entregar 3x preciso do triplo de pelo menos triplicar o efetivo e então, ele vai para o mercado para preencher estas vagas.

É fato que ter braços a disposição (especialmente se forem braços bons e comprometidos com o sucesso da empresa) é necessário. Quanto mais melhor? Depende. O erro cometido por muitas empresas é apostar na quantidade e não na qualidade (aqui existe outro fator que pesa também: a baixa qualidade da mão de obra disponível, mas isso é assunto para outro post). Na maioria esmagadora dos casos, ter muita gente “ruim” implica em ter muita entrega “ruim” e aí, temos um problema.

Aqui na Conio apostamos na qualidade. Preferimos uma equipe mais enxuta e nosso poder de entrega não diminuiu por conta disso. Outro aspecto é, processos bem definidos precisam de uma quantidade menor de pessoas pra acontecer. Assim, antes de sair contratando, verifique se o processo está tão bom quanto poderia ser com o que você possui em mãos.

É hora de definir líderes?

Sem dúvida. É consensual entre empreendedores mundo a fora, que o modelo centralizador de gestão não funciona tão bem quanto aquele descentralizado. Distribuir (não gosto da palavra delegar) funções e tarefas é algo extremamente valioso para empresa pois impede que os processos internos sejam atravancados. O fato é que, para que a distribuição de tarefas funcione de forma adequada, é preciso que existam líderes internos para coordenar estas operações. Só é preciso estar atento a uma coisa: líder != chefe.

Especialmente em empresas de pequeno porte, de forma geral, os gestores passam boa parte de seus tempos fora das mesmas, prospectando novas oportunidades e gerando parcerias para solidificar a empresa. Neste contexto, possuir líderes influenciadores internos é de fundamental importância.

Pense nisso.

Definir processos é imprescindível

Se você tem líderes definidos, sente com eles. Não tenha preguiça de fazer reuniões, tantas quantas forem necessárias. Troque ideias sobre os processos internos da empresa. Como empresa de desenvolvimento que somos, estamos sempre procurando refinar nossos processos internos (sim, hoje eles já existem e foram construídos a quatro mãos), principalmente o de desenvolvimento.

Não acredite em regras definidas por terceiros. Ouça tudo e retenha (leia-se “aplique em sua empresa”) o que é bom. Existem n frameworks e metodologias que poderão ajudar sua empresa possuir um melhor desempenho entretanto, não existe um que seja melhor ou mais adequado. Na maioria das vezes, a união unida da flexibilização de vários irá dar a tão famosa agilidade procurada por todos.

Portanto: defina processos.

Visite outras empresas bem sucedidas em sua área de atuação

Saia da caixa. Visitar empresas que alcançaram o sucesso no mesmo segmento que o seu pode ser de grande valia. Entender os desafios, as soluções encontradas pode abrir sua cabeça em relação a muitas coisas.

De preferência, mude a cidade, o estado e porque não, o país. Você não vai se arrepender.

Capacite sua equipe

Este ítem ficou por último não por ser menos importante. Na verdade, ao contrário. Manter uma equipe bem treinada é fundamental para conseguir a profissionalização da qual estamos falando neste post.

Se seu caixa permitir, envie os colaboradores para treinamentos especializados e congressos. Promova a troca de informações de seus colaboradores com os de outras empresas. Isso vale também para os líderes. Não precisa ter medo, se a empresa é bacana com o colaborador, ele não vai sair por R$ 100,00 a mais no salário.

Se o caixa não permitir, promova ações internas de compartilhamento de informações. O efeito será igualmente positivo.

Equipamentos melhores fazem parte do processo

Sabe aquela linha telefônica única que antes era mais do que suficiente para atender a empresa como um todo? Então, no processo de profissionalização, passam a fazer sentido coisas como um PABX, musiquinhas na linha enquanto seu cliente aguarda para falar com alguém da empresa, etc. Aquele servidor de porão que rodava sua instância de SQL para desenvolvimento e homologação não suporta mais a quantidade de conexões simultâneas, enfim.

Investimentos físicos também podem ser (e geralmente são) necessários.

Resumindo…

Profissionalizar a empresa passa por n aspectos. Apresentei neste post apenas aqueles que julgo serem os mais importantes. É evidente que, se a empresa trabalha fundamentalmente com a prestação de serviços, uma coisa ou outra pode ter mais ou menos valor. Por exemplo, se a empresa trabalha com a comercialização de produtos, suporte técnico é algo crítico e é preciso considerar as variáveis associadas a isso. Se não, se o core da empresa é a prestação de serviços, alguns outros elementos são mais importantes.

De forma geral, a importância maior é primeiro, entender que a profissionalização em certo momento é necessária. Em segundo lugar, analisar com calma a situação da empresa para entender qual está sendo o calcanhar de Aquiles neste contexto e por último, em terceiro lugar, elaborar e executar um plano de ação visando a profissionalização.

Este processo não é rápido. Leva em média de 10 a 12 meses para começar a surtir efeitos. Em algum momento, isso muda e pra melhor.

Espero que este post possa ser útil de alguma forma.